Implementatie plan2

 Made by bad santa, aka sadri

IMPLEMENTATIEPLAN			Versie: 0.9 Doc. nummer: 1
			Datum: 19/12/2021
Naam Opdrachtgever	WBH havenbedrijf	Voor akkoord:   Datum:
Naam opsteller
Projectcode

 

Tijdens de ontwerpfase wordt het implementatieplan opgesteld door de project- of implementatiemanager in nauwe samenspraak met de staande organisatie. Het implementatieplan is een specifieke versie van een projectplan, gericht op het mens-leer traject in een project. Het beschrijft het totaal aan activiteiten dat moet worden uitgevoerd om het opgeleverde product zorgvuldig in te passen in de organisatie. Dit plan omvat het geheel aan activiteiten dat nodig is voor de mentale (leren) en structurele (inpassen) implementatie, zoals opleidingen, veranderingen in processen, gebruikershandleidingen, migratie van systemen, ingerichte beheerorganisatie, etc.

1. Managementsamenvatting

In dit implementatieplan worden de volgende onderwerpen toegelicht: -      achtergrond -      projectdoel -      projectresultaat -      afbakening -      randvoorwaarden -      aanpak/werkwijze -      fasering -      beheersing (T,G,K,I en O) -      risico’s -      projectcontext/omgeving

 

2. Achtergrond

WBH is een havenbedrijf met ongeveer 500 medewerkers en 6 verschillende bedrijfstakken. Hierbij loopt die ICT afdeling niet zo goed, er zijn 10 ICT medewerkers. De medewerkers hebben geen vaste taken en ze hebben ook geen servicedesk. Er zijn veel klachten momenteel met hoe ze te werk gaan. De klachten bestaan uit: 1.            Vaak en veel storingen 2.            Storingen oplossen duurt te lang. 3.            Soms is de servicedesk uren achter elkaar in gesprek. 4.            Storingen raken zoek en worden pas opgelost als de gebruikers tien keer bellen. 5.            Een printerstoring wordt eerst opgelost terwijl tegelijkertijd een server plat ligt. 6.            Heeft één servicedesk medewerker een oplossing gevonden, gaat de ander dat gewoon nog een keer uitzoeken. 7.            De kwaliteit van de output is slecht (printjes/kopieën) 8.            Mensen gaan zelf aan het prutsen omdat het wachten op een service medewerker zolang duurt. 9.            Hoge kosten, door lange wachttijden bij de service desk 10.          Weinig begrip aan de kant van de servicedesk voor de problemen.   Met deze situatie kan er niet goed en efficiënt gewerkt worden.

 

 

3. Projectdoel

Het doel is om deze situatie te verbeteren en een servicedesk op te richten, deze handelingen moeten ervoor zorgen dat de klachten niet meer voor moeten komen. Het doel is ook een structuur weg te zetten in het netwerk infrastructuur, servicedesk medewerkers moeten weten wat er van ze verwacht word. Zo kunnen we ook zorgen voor een snellere response tijd aan eindgebruikers, hier door word ook de reputatie verbetert van de servicedesk. De oude apparaten en bekabeling worden ook allemaal vervangen door nieuwe producten.

 

 

4. Projectresultaat

De doel van het project is om zo min mogelijk dingen te veranderen voor eindgebruikers, waar dit mogelijk is zal hieraan gewerkt worden. Maar ongeacht zullen er nieuwe spullen voorbij moeten komen zoals: computers printers. Voordat deze implantatie wordt geïmplementeerd zal er een mail uit gestuurd worden naar de medewerkers van WBH hoe zij, bijvoorbeeld moeten inloggen in het nieuwe systeem. Deze kunnen uitgeprint worden. Er zullen instructies aanwezig zijn in de mail, met als doel dat de medewerkers al direct kunnen gaan werken zonder verhinderingen. Ze kunnen daarna altijd contact opnemen met de helpdesk, zij staan klaar om deze vragen te beantwoorden. De implementatie wordt per locatie ingezet op een afgesproken datum.

 

5. Afbakening

·         Goed opgeleide mensen De medewerkers worden hiervoor getraind ·         Een soepel verloop van de implantatie Een nieuwe omgevingen kunnen veel problemen veroorzaken, er kunnen dingen zijn die in de test omgeving goed werken maar in de praktijk niet zo goed verloopt. Bij voorkomende incidenten wordt hier prioriteit opgezet.

 

6. Randvoorwaarden

·         Budget ·         Betrokken medewerkers ·         Het op tijd zijn van bestelde producten ·         Aankoop producten en abbonementen ·         Beschikkbaarheid van werk ruimte ·         Medewerkers voor test acties

 

 

 

 

 

7. Aanpak en werkwijze

De infrastructuur moet natuurlijk getest worden voordat deze in praktijk wordt geïmplementeerd, hiervoor gaan we een testplan maken en hier moet aan aangehouden worden om alles zo goed mogelijk te laten lopen. Dit komt ook later terug in de test plan zelf   Het netwerk infrastructuur wordt in een virtuele omgeving gezet, hiermee kunnen we de omgeving goed testen en de specificaties zoveel mogelijk nabootsen. Er worden 3 servers aangemaakt en deze worden samen gekoppeld. We kunnen dan ook de ip addressen aangeven zoals in het ip plan. Het hele plan kan eigenlijk in de virtuele omgeving gezet.   Hier een stukje van de checklist ·         Is er een werkruimte ·         Zijn alle medewerkers aanwezig ·         Zijn de bestelde producten goed aangeleverd. ·         Is er beschikbare netwerk ·         Teambespreking over wie wat gaat doen ·         Het uitpakken van producten en testen ervan   De checklist moet ervoor zorgen dat er zo min mogelijk fouten maken en belangrijke processen niet vergeten. Mochten er dingen zijn die toch vergeten zijn kunnen we dit opnemen in de checklist voor de echte implementatie.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Fasering: activiteiten en (tussen)resultaten
Fasering / activiteiten	(Tussen)resultaten/producten:	Start	Eind
Fase 3:  ONTWERP	·         Informatieplan ·         Technisch ontwerp ·         Functioneel ontwerp ·         Behoefte analyse	01-01-2022	07-01-2022
Activiteiten die in deze fase moeten worden uitgevoerd: -    -  Het maken van een informatie plan -  Het maken van technisch ontwerp -  Het maken van Functioneel ontwerp -  Het maken van behoefte analyse
Fase 4:  VOORBEREIDING	·         Checklist ·         Voorbereiding testomgeving ·         Communicatie	07-01-2022	21-01-2022
Activiteiten die in deze fase moeten worden uitgevoerd: -    -  Het maken van een getailleerde checklist - Het bouwen van de test omgeving in virtuele omgeving - afspraken maken met opdrachtgever en locaties
Fase 5:  -                               * REALISATIE
Activiteiten die in deze fase moeten worden uitgevoerd: -                                                                  -  Overeenkomen met opdracht gever over sla - verantwoordlijkheden van ICT medewerkers opstellen - Omgeving implementeren - evaluatie van test omgevingen, en verbeteren -
Fase 6:  NAZORG	·         Handleiding ·         Monitoren ·         Evaluatie ·         test omgeving	01-02-2022	14-02-2022
Activiteiten die in deze fase moeten worden uitgevoerd: -    -  Mail aanmaken met duidelijke handleidingen voor eindgebruikers - Het monitoren van het netwerk - evalueren van het project - test resultaten van test omgeving

 

9.  Tijd

Plannen: Ontwerpen 1 week Test omgeving 2 -3 weken Voorbereiding 1-2 weken Implementeren definitieve infrastructuur 2 -3 weken

Beheersen: Er worden afspraken gemaakt met het team, wie wat moet doen  Er wordt eind van de dag een team gesprek gehouden, om zo te kunnen meten of alles goed verloopt volgens schema. Als er egens hulp nodig is word deze gebalanceerd om aan de deadline te voldoen. Er wordt nauw contact gehouden met de opdrachtgever   Bij het mogelijk niet behalen van de deadline wordt dit besproken met de opdrachtgever voor extra tijd of extra medewerkers.

 

10. Geld

Plannen:  Het budget bedraagt voor het netwerk 130.000 euro hierin in vallen de kosten van eenmalige kosten zoals apparaturen en software. Het budget van servicedesk bedraagt 50.000 euro hierin vallen alle maandelijkse kosten zoals: abonnementen, licenties en internet providers. De explotatie kosten bestaat uit 900.000 euro hierin valt de lonen van personele en dergelijke

Beheersen: doel is om binnen dit budget te blijven, met deze kosten in gedachten wordt de infrastructuur opgezet. Al deze kosten worden ook berekent en gepresenteerd in een compleet pakket. Bij het overschrijden van deze budget zal er een request for change ingezet worden. In afwachting van de goedkeuring zal er actie ondernomen worden. Als dit niet mogelijk is zal de infrastructuur wat aangepast worden

 

11. Kwaliteit

Plannen:  het plannen moet op hoge kwaliteit geleverd worden, dit betekent dat er nauwkeurig getest moet worden in de test omgeving. Dit kan doormiddel van monitoren, rapportages en het druk zetten van de test omgeving.   Doormiddel van een opgesteld rapport kunnen er gekeken worden naar gaten die er niet in horen. Hier moet samen naar toegewerkt worden. De huidige medewerkers worden ook getraind door hun leidinggevende, zo kunnen zij ook beter hun werk verrichten.

Beheersen:  bij deze testomgeving worden er gehouden aan procedures en handleidingen om dit zo goed mogelijk te monitoren en zorgen voor de kwaliteit. Eind van deze procedures worden er rapporten gemaakt met details. Deze word gedeeld met de opdrachtgever, vanuit hier kunnen we feedback ontvangen als dit nodig is.

 

12. Informatie

Plannen:  Binnen het team word er nauw samen gewerkt om zo de aan de plannen te voldoen, er worden dagelijkse team gesprekken gehouden over de situatie. Er moeten formulieren ingevuld per team, dit moet zo uitgebreid mogelijk ingevuld worden zoals, de status, de mogelijke gevaren en ontwikkeling. Om zo een overzicht te houden of alles vlekkeloos verloopt. Doormiddel van de checklist word er gemeten of de deadline behaald kan worden. Deze documenten moeten ook gearchiveerd worden, om dit later terug te kunnen vinden. Deze besprekingen worden ook eind van de week gedeeld met de opdrachtgever als rapport.

Beheersen: deze formulieren worden gemonitord en besproken met het team. Bij knelpunten wordt er gekeken naar mogelijke oplossingen, zoals een extra man te inzetten. Of en kapotte product opnieuw te bestellen. Bij gevaren voor het niet halen van de deadline word dit besproken met de opdrachtgever voor een oplossing.

 

13. Organisatie
- Plannen:  het verdelen van het werk is een belangrijk onderdeel van de implementatie. Hier worden de functies en verantwoordelijkheden aangegeven
Rol	Wie	Verantwoordelijkheden/bevoegdheden
Leidinggevende	Klara Bakkers	Monitoren van project, contact met opdrachtgever
Software developer	Jan Smits	Configureren van softwarepakketten
Coordinator	Fernand Braudel	Raportages maken, contact met opdrachtgever en leveranciers, archiveren van rapportages,
Systeembeheerder	Abel de Wit	Configureren van servers en netwerk apparatuur
Systembeheerder	Gerdi de Jong	Configureren van servers en netwerk apparatuur
Medewerker ICT	Henk de Waal	Begeleiden van Jan, Frits , Hans met testomgeving, samen rapportages aanmaken en monitoren van diensten
Medewerker ICT	Peter Bakker	Begeleiden van Jan, Frits , Hans met testomgeving, samen rapportages aanmaken en monitoren van diensten
Medewerker ICT	Jan Jansen	Het testen van testomgeving, samen rapportages aanmaken en monitoren van diensten. Het beheren van werkplekken en testen van apparaturen
Allround ICT Medewerker	Frits Korteweg	Het testen van testomgeving, samen rapportages aanmaken en monitoren van diensten. Het beheren van werkplekken en testen van apparaturen. Het maken van handleidingen
Allround ICT Medewerker	Hans de Vries	Het testen van testomgeving, samen rapportages aanmaken en monitoren van diensten. Het beheren van werkplekken en testen van apparaturen.
Beheersen: Klara Bakkers houdt het project in de gaten en bespreekt dit wekelijks met de opdrachtgever. Waar nodig wordt er gestuurd